Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej

w Lubsku

Zamówienia Publiczne

ZARZĄDZENIE  Nr 6/2019

Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubsku

z dnia  30 października 2019 r.

w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych przez Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Lubsku, których wartość nie przekracza w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

 

Na podstawie § 8 ust. 7 pkt. 2 statutu Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubsku, art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. 2019., poz. 869) oraz art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych  ( t. j.  Dz. U. 2019 r., poz. 1843) zarządzam co następuje:

§ 1

Wprowadza się „Regulamin udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro” obowiązujący w Miejsko-Gminnym Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubsku, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zarządzenia, dalej zwany „Regulaminem”.

§ 2

Zobowiązuje się wszystkich pracowników Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubsku do przestrzegania zawartych w Regulaminie postanowień.

§ 3

Zobowiązuje się specjalistę ds. administracyjno – osobowych do zapoznania z treścią Regulaminu pracowników Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubsku.

§ 4

Traci moc Zarządzenie Nr 8/2017 Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubsku z dnia 01.09.2017 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych przez Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Lubsku, których wartość nie przekracza w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

§ 5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 6/2019
Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka
Pomocy Społecznej w Lubsku
z dnia  30.10.2019 r.

 

Regulamin udzielania zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 30 000 euro

§ 1

Słownik

 Ilekroć w niniejszym Regulaminie będzie mowa o:

1/ Kierowniku Zamawiającego – należy przez to rozumieć kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubsku.

2/ Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin.

3/ Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

4/ Zamówieniu – należy przez to rozumieć umowę odpłatną (zamówienie odpłatne) zawieraną między Zamawiającym a Wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

5/ Najkorzystniejsza oferta – należy przez to rozumieć ofertę z najniższą ceną lub ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych przyjętych kryteriów oceny.

6/ Biuletynie – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubsku.

  1. Użyte w niniejszym regulaminie następujące pojęcia: cena, koszt, dostawa, usługa, robota budowlana, zamawiający, wykonawca, najkorzystniejsza oferta – mają znaczenie wynikające z art. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 2

Postanowienia ogólne

  1. Zamówienia, których wartość nie przekracza równowartości 30 000 euro, mogą być dokonywane na podstawie procedur określonych niniejszym Regulaminem.
  2. Przystępując do udzielania zamówień, których wartość nie przekracza równowartości kwoty 30 000 euro, można również skorzystać z wybranego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, określonego w ustawie Prawo zamówień publicznych. Decyzję w tym zakresie podejmuje Kierownik Zamawiającego. Należy wówczas przepisy tej ustawy stosować w całości.
  3. Zamówienia, o których mowa w ust.1, powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
  4. Postanowienia niniejszego Regulaminu nie stosuje się w przypadku udzielania zamówień publicznych współfinansowanych lub z zamiarem współfinansowania przez Unię Europejską, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartość kwoty 30 000 euro.
  5. Każde postępowanie w sprawie wyłonienia wykonawcy zamówienia prowadzi specjalista ds. administracyjno-osobowych we współpracy z pracownikiem merytorycznie odpowiedzialnym za realizację zamówień publicznych.
  6. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację danego zamówienia po przeprowadzeniu rozeznania rynku i oszacowaniu wartości zamówienia składa wniosek do specjalisty ds. administracyjno-osobowych o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne wg wzoru określonego w załączniku nr 1 do Regulaminu. Wniosek winien być złożony w formie papierowej, zaakceptowany przez kierownika oraz głównego księgowego.
  7. Pracownik ds. administracyjno-osobowych przeprowadza postępowanie wg poniżej określonej procedury przy danej wartości zamówienia. Wzór zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
  8. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert zmodyfikować treść „Zapytania ofertowego”.
  9. Zamawiający może wykluczyć z prowadzonego postępowania:

1/ Wykonawców, którzy wyrządzili szkodę nie wykonując zamówienia lub wykonując je należycie oraz kiedy wykonane zamówienie obarczone było wadą powodującą konieczność poniesienia dodatkowych nakładów finansowanych lub prac przez Zamawiającego.

2/ Wykonawców, z którym Zamawiający w okresie 3 lat od wszczęcia postępowania rozwiązał albo wypowiedział umowę lub odstąpił od umowy z winy Wykonawcy.

3/ Wykonawców, którzy wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba że udział tych Wykonawców w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji.

  1. Zamawiający odrzuca oferty jeżeli:

1/ jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego,

2/ oferta została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z postępowania,

3/ jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

4/ oferta jest nieczytelna.

  1. Zamawiający unieważnia postępowanie w sytuacji, gdy:

1/ nie złożono żadnej oferty lub gdy oferta została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu,

2/ cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że istnieje możliwość zwiększenia tej kwoty do ceny najkorzystniejszej oferty,

3/ wystąpiła okoliczność powodująca, że realizacja zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego,

4/ w przypadku, gdy wybrany Wykonawca nie dostarczy wymaganych dokumentów przed podpisaniem umowy i/lub nie podpisze umowy z Zamawiającym, a Zamawiający nie dokonał wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert.

  1. Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki jeżeli w poprzednio prowadzonym postępowaniu nie wpłynęła żadna oferta lub wszystkie oferty zostały odrzucone, bo były niezgodne z treścią zapytania ofertowego tj. z opisem przedmiotu zamówienia lub wszyscy wykonawcy zostali wykluczeni z postępowania, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione.
  2. Ponadto Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia lub zamknięcia postępowania na każdym etapie postępowania bez podania przyczyn i bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych z tego tytułu.

§ 3

Ustalenie wartości zamówienia

  1. Przystępując do udzielania zamówienia, należy ustalić jego wartość szacunkową z należytą starannością.
  2. Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonuje pracownik odpowiedzialny merytorycznie za realizację zamówienia. Ustalenie wartości szacunkowej może dokonać również osoba zatrudniona na podstawie odrębnego zlecenia (umowy), np. do wykonania kosztorysu inwestorskiego.
  3. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy dostaw, usług lub robót budowlanych, bez podatku od towaru i usług, ustalone przez pracownika odpowiedzialnego merytorycznie za realizację zamówienia z należytą starannością.
  4. Podstawę do udzielenia określonego zamówienia stanowi plan finansowy MGOPS w Lubsku na dany rok budżetowy, aktualny w dniu ustalenia wartości szacunkowej zamówienia.
  5. Przy ustalaniu wartości danego zamówienia należy bezwzględnie przestrzegać przepisów ustawy Pzp, dotyczących zakazu dzielenia zamówienia na części oraz zaniżania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp.
  6. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym paragrafie do ustalenia wartości zamówienia stosuje się odpowiednio postanowienia art. 32, 33, 34, 35 ustawy Pzp.
  7. Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówień określa się zgodnie z aktualnie obowiązującym Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych.

§ 4

Procedura udzielenia zamówień o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 10 000 zł netto 

  1. Dla zamówień o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 10 000 zł dokonuje się wyboru Wykonawcy, w sposób celowy i oszczędny, kierując się zasadą należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów nie stosując przepisów niniejszego Regulaminu.
  2. Podstawą udokumentowania udzielenia zamówienia jest zamieszczenie informacji o zastosowaniu trybu określonego niniejszym paragrafem na odwrocie faktury lub rachunku z podpisem osoby odpowiedzialnej merytorycznie za realizację zamówienia.

§ 5

Procedura udzielania zamówień o wartości przekraczającej równowartość kwoty 10 000 zł netto, lecz nie przekraczającej równowartości kwoty 30 000 zł netto

  1. Dla zamówień o wartości przekraczającej równowartość kwoty 10 000 zł netto lecz nie przekraczającej równowartości kwoty 30 000 zł przeprowadza się rozeznanie rynku, zapraszając do składania ofert co najmniej 2 Wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, które zapewni wybór najkorzystniejszej oferty.
  2. Procedurę udzielenia zamówienia przeprowadza się telefonicznie, pocztą elektroniczną , faksem, pisemnie lub poprzez zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej Biuletynu, lub drukując oferty z portalu www; dopuszczalne są wszystkie formy jednocześnie.
  3. Pracownik ds. zamówień publicznych bezstronnie, obiektywnie, starannie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa rozeznaje, kwalifikuje oraz przygotowuje i przeprowadza postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z otrzymanym wnioskiem wg wzoru określonego w załączniku nr 1 do Regulaminu.
  4. Z przeprowadzonego rozpoznania rynku sporządza się notatkę zgodnie z załącznikiem nr 4 do Regulaminu, zatwierdzonym przez kierownika Zamawiającego.
  5. Zamówienia udziela się Wykonawcy, który przedstawił ofertę najkorzystniejszą z punktu widzenia założonych kryteriów oceny.
  6. Zamówienia udziela się w formie pisemnej za pomocą formularza zamówienia stanowiącego załącznik nr 2 do Regulaminu lub
  7. W sytuacji, gdy pomimo wystosowania zapytania ofertowego do co najmniej 2 potencjalnych wykonawców lub zamieszczenia ogłoszenia o zapytaniu ofertowym pracownik otrzyma w odpowiedzi  tylko jedną ofertę – uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną.
  8. Przed podpisaniem umowy lub zlecenia przez kierownika należy uprzednio uzyskać kontrasygnatę głównego księgowego.
  9. Dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest w Dziale Administracyjno-Technicznym u specjalisty ds. administracyjno-osobowych, który jest odpowiedzialny za jej archiwizację.

§ 6

Procedura udzielania zamówień o wartości przekraczającej równowartość kwoty 30 000 zł netto lecz nie przekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro

  1. Procedura udzielania zamówienia o wartości przekraczającej równowartość kwoty 30 000 zł netto lecz nie przekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro rozpoczyna się od zatwierdzenia wniosku zgodnie z załącznikiem nr 1 do Regulaminu przez kierownika Zamawiającego po uprzednim złożeniu kontrasygnaty głównego księgowego.
  2. Dla zamówień o wartości przekraczającej równowartość kwoty 30 000 zł netto lecz nie przekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro przeprowadza się rozeznanie rynku zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty (co najmniej 3 Wykonawców).
  3. Zaproszenie do składania ofert z podaniem terminu składania ofert kierowane jest do wykonawców dostaw, usług lub robót budowlanych odbywa się w drodze zapytania ofertowego pocztą elektroniczną (e-mail), bądź faksem, pisemnie lub umieszczenie zapytania ofertowego w Biuletynie Informacji Publicznej (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3a do Regulaminu).
  4. Zapytanie ofertowe winno zawierać: opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, kryterium/lub kryteria oceny ofert, termin składania odpowiedzi (oferty) na zapytanie ofertowe.
  5. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, z uwagi na to, że zostały złożone oferty, które spełniają jednakowe kryteria oceny (bądź taką samą liczbę punktów), wzywa się Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w wyznaczonym przez niego terminie ofert dodatkowych.
  6. W sytuacji, gdy pomimo wystosowania zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców lub zamieszczenia ogłoszenia o zapytaniu ofertowym pracownik otrzyma w odpowiedzi na to zapytanie tylko jedną ofertę – uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną.
  7. Z przeprowadzonego rozpoznania rynku sporządza się protokół zgodnie z załącznikiem nr 5 do Regulaminu, dokumentując przeprowadzone czynności wraz z uzasadnieniem wyboru Wykonawcy.
  8. Podstawą udokumentowania udzielenia zamówienia jest umowa (lub w uzasadnionych przypadkach zlecenie na dostawy lub usługi), podpisana przez kierownika Zamawiającego, przy kontrasygnacie głównego księgowego.
  9. Dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest w Dziale Administracyjno-Technicznym u specjalisty ds. administracyjno-osobowych, który jest odpowiedzialny za archiwizację.
  10. Zamówienie przeprowadza pracownik (specjalista ds. administracyjno-osobowych) przy współpracy z pracownikiem merytorycznym odpowiedzialnym za realizację danego zamówienia.

§ 7

Warunki odstąpienia od Regulaminu

  1. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą Kierownika Zamawiającego odstępuje się od stosowania procedur zawartych w niniejszym Regulaminie.
  2. Przypadki, o których mowa w ust. 1 mogą obejmować:

             1/ dostawę czasopism, publikacji branżowych;

             2/ płatne serwisy internetowe, aktualizacje oprogramowania, przeglądy urządzeń sprzętu elektronicznego, w tym m.in. wielkogabarytowych,  pieców C.O., kserokopiarek itp.;

             3/ szkolenia, konferencje, seminaria;

             4/ udzielenie zamówień w zakresie działalności twórczej, artystycznej, promocyjnej, analitycznej i audytowej oraz obsługi prawnej,

             5/ konieczność usunięcia awarii,

             6/ zamówienia realizowane z ZFŚS,

             7/ usługi pocztowe, zaopatrzenie w materiały biurowe,

             8/ niespodziewaną sytuację, której nie dało się przewidzieć, wymagającą natychmiastowego zamówienia.

    W niniejszych przypadkach pracownik merytoryczny może zlecić realizację zamówienia z góry określonemu Wykonawcy, jeżeli uprzednio uzyskał zgodę Kierownika Zamawiającego. W takiej sytuacji nie ma obowiązku występować do Kierownika Zamawiającego z wnioskiem o odstąpienie od procedur zawartych w niniejszym Regulaminie.

      3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, innych niż wymienione w  ust. 2 Kierownik Zamawiającego może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania przepisów Regulaminu i zlecić realizację zamówienia z góry określonemu Wykonawcy, wówczas pracownik merytoryczny występuje do Kierownika Zamawiającego z wnioskiem o wyrażenie zgody na odstąpienie  od procedur zawartych w Regulaminie udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, zgodnie z załącznikiem nr 6 do Regulaminu.

§ 8

Inne postanowienia

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mogą mieć zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, akty wykonawcze do ustawy Prawo zamówień publicznych.
  2. Pracownicy merytoryczni dokonujący zamówienia do końca stycznia następnego roku przekazują do pracownika (specjalisty ds. administracyjno-biurowych) roczne zestawienia wartości z udzielonych zamówień w roku poprzednim (wartość zamówienia bez podatku od towarów – załącznik nr 7). Ponadto przekazuję również w tym zestawienie, które musi również zawierać wyodrębnione informacje dotyczące wyłączeń procedur określonych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych z uwagi na inne przesłanki niż wartość udzielonego zamówienia wg Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania – tabela II Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy. Każde wyłączenie winno być ujęte w kolejnej pozycji tabeli, nawet jeśli jest z tej samej grupy zamówienia.
  3. Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach merytorycznych zobowiązani są do przekazania pisemnej informacji do pracownika (specjalisty ds. administracyjno-osobowych) do końca stycznia następnego roku, również w przypadku nie udzielenia w danym roku żadnego zamówienia.
  4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się następujące przepisy:

1/ ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2018 r. poz. 1025 ze zm.),

2/ ustawa o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 ze zm.),

3/ ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1458 ze zm.),

4/  Aktualne Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.

 

Załączniki do regulaminu (Wzory):

  1. Załącznik nr 1 do Regulaminu – Wniosek o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne powyżej 10 000 zł netto (a wartości nie przekraczającej 30 000 euro) – wzór;
  2. Załącznik nr 1a do Regulaminu Pzp – Klauzula informacyjna z art. 13 RODO1 do zastosowania przez Zamawiającego ze związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia poniżej kwoty 30 tys. Euro – wzór;
  3. Załącznik nr 2 do Regulaminu – Zlecenie/Zamówienie wzór;
  4. Załącznik Nr 3 do Regulaminu – Zapytanie ofertowe – wzór;
  5. Załącznik Nr 3a do Regulaminu – Formularz ofertowy (Oferta Wykonawcy) – wzór;
  6. Załącznik nr 4 do Regulaminu – Notatka z postępowania o udzielenie zamówienia którego wartość przekracza równowartość kwoty 10 000 zł netto, lecz nie przekracza równowartości kwoty 30 000 zł netto – wzór;
  7. Załącznik nr 5 do Regulaminu – Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia którego wartość nie przekracza równowartości kwoty 30 000 euro – wzór;
  8. Załącznik Nr 6 do Regulaminu – Wniosek do Kierownika Zamawiającego o odstąpienie od procedur zawartych w Regulaminie udzielania zamówień – wzór;
  9. Załącznik nr 7 do Regulaminu – Rejestr zamówień publicznych których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro – wzór.

 

1/ rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektyw 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.).